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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES DONNÉES
1. Informations générales
Conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après, le RGPD), à la Loi organique espagnole 3/2018 relative à la protection des données à caractère personnel et à la garantie des droits numériques (LOPDGDD), ainsi qu'à toute autre réglementation applicable en matière de protection des données, Bevallemyfriend S.L. informe les utilisateurs du traitement de leurs données à caractère personnel.
Bevallemyfriend S.L. applique le principe de responsabilité proactive et adopte les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques liés aux traitements effectués.
2. Responsable du traitement : qui sommes-nous ?
Dénomination sociale : Bevallemyfriend S.L.
CIF : B09945353
Activité : Gestion de locations touristiques et de vacances, conseil et investissement immobilier.
Adresse : Avd. de Europa 26, Edif. 5, 2ª (INITIA), 28224 Pozuelo de Alarcón, Madrid, Espagne.
Téléphone : 911 845 906 / 610 548 747
E-mail : info@bevalle.com
Bevallemyfriend S.L. est inscrite au Registre du Commerce de Madrid, Tome 43336, Folio 10, Feuille M-765573.
3. À quelles fins traitons-nous vos données personnelles ?
Les données personnelles fournies à Bevallemyfriend S.L. par l'intermédiaire de BeValle.com, de nos canaux de communication, de notre personnel ou de nos services d'assistance à la clientèle peuvent être traitées aux fins suivantes :
- Gérer les demandes d'information et les consultations.
- Gérer les réservations et fournir les services souscrits.
- Maintenir la communication avec les voyageurs et les clients potentiels.
- Gérer les incidents, demandes et réclamations.
- Respecter les obligations légales applicables à notre activité.
- Gérer les encaissements, la facturation et les autres obligations découlant de la relation contractuelle.
- Fournir une assistance et un service à la clientèle.
- Superviser et améliorer la qualité de nos services et de nos canaux d'assistance.
- Envoyer des communications commerciales lorsqu'une base juridique le permet.
En règle générale, Bevallemyfriend S.L. ne prend pas de décisions produisant des effets juridiques à l'égard de l'utilisateur sur la seule base d'un traitement automatisé ou d'un profilage.
4. Base juridique : pourquoi pouvons-nous traiter vos données ?
La base juridique dépendra de la finalité du traitement et de la relation existant avec la personne concernée :
Exécution d'un contrat ou mise en œuvre de mesures précontractuelles : lorsque les données sont nécessaires pour gérer une réservation, fournir un service souscrit ou répondre à une demande formulée avant la conclusion d'un contrat.
Respect des obligations légales : lorsque le traitement est nécessaire pour respecter les obligations légales applicables à Bevallemyfriend S.L.
Intérêt légitime : pour répondre à certaines consultations et réclamations, protéger nos droits et intérêts et superviser et améliorer la qualité, la sécurité et le fonctionnement de nos services d'assistance à la clientèle, après mise en balance, le cas échéant, des intérêts et des droits des personnes concernées.
Consentement : lorsqu'il est légalement nécessaire de le recueillir, par exemple pour certaines communications commerciales ou d'autres traitements qui l'exigent. Le consentement peut être retiré à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité du traitement effectué antérieurement.
5. Destinataires et prestataires : avec qui partageons-nous vos données ?
Bevallemyfriend S.L. ne communiquera pas de données personnelles à des tiers, sauf lorsqu'une obligation légale l'exige, lorsque cela est nécessaire à la fourniture des services demandés ou lorsqu'une autre base juridique autorise cette communication.
Afin de fournir certains services, Bevallemyfriend S.L. fait appel à des prestataires susceptibles d'accéder à des données personnelles en qualité de sous-traitants et conformément aux instructions de Bevallemyfriend S.L.
Ces prestataires peuvent notamment fournir des services de :
- Hébergement et infrastructure technologique.
- Systèmes de réservation et de gestion des hébergements.
- Communications et messagerie.
- Service à la clientèle.
- Intelligence artificielle.
- Services informatiques et assistance technique.
Lorsque cela est nécessaire, Bevallemyfriend S.L. conclura avec ces prestataires les accords de traitement des données correspondants et exigera les garanties prévues par la réglementation applicable.
Certaines données pourront également être communiquées aux Administrations publiques, aux Forces et Corps de sécurité, aux juridictions, tribunaux ou autres organismes lorsqu'une obligation légale l'exige.
6. WhatsApp Business
Lorsque les utilisateurs contactent BeValle via WhatsApp Business, des données telles que les nom et prénom, le numéro de téléphone, le contenu des messages, les documents ou informations fournis volontairement ainsi que les métadonnées associées à la communication peuvent être traitées.
Ces données seront utilisées pour :
- Gérer les consultations et demandes d'information.
- Fournir une assistance relative aux réservations et aux hébergements.
- Envoyer les documents ou informations demandés.
- Assurer le suivi nécessaire de la communication.
La base juridique dépendra de la nature de la communication et pourra consister en la mise en œuvre de mesures précontractuelles, l'exécution de la relation contractuelle, l'intérêt légitime de Bevallemyfriend S.L. à répondre aux demandes reçues ou, lorsque cela est nécessaire, le consentement.
WhatsApp Business est un service fourni par des entités du groupe Meta et le traitement effectué par ce prestataire est également soumis à ses conditions et politiques de confidentialité respectives.
7. Assistance téléphonique par un assistant virtuel d'intelligence artificielle
Bevallemyfriend S.L. peut utiliser un assistant virtuel basé sur l'intelligence artificielle pour répondre à certains appels téléphoniques, répondre aux demandes, fournir des informations sur les hébergements et les services et faciliter l'assistance aux voyageurs et aux clients potentiels.
L'utilisateur sera informé au début de la communication qu'il interagit avec un assistant virtuel d'intelligence artificielle et que l'appel peut être enregistré et transcrit.
Données susceptibles d'être traitées
Selon le contenu de la conversation, les données suivantes pourront être traitées :
- Numéro de téléphone.
- Voix.
- Enregistrement de l'appel.
- Transcription de la conversation.
- Date, heure et durée.
- Contenu de la demande.
- Informations relatives à une réservation ou à un hébergement lorsqu'elles sont nécessaires pour répondre à la demande.
- Autres données fournies volontairement par l'utilisateur au cours de la conversation.
BeValle recommande de ne pas communiquer à l'assistant virtuel des données qui ne sont pas nécessaires pour répondre à la demande, en particulier des informations sensibles, des coordonnées bancaires, des numéros complets de cartes de paiement ou des documents d'identité.
Finalités
Ces données pourront être traitées afin de :
- Répondre aux consultations et demandes.
- Fournir des informations sur les hébergements, les disponibilités, les réservations et les services.
- Fournir une assistance aux voyageurs.
- Gérer les demandes liées aux services souscrits.
- Superviser le bon fonctionnement de l'assistant.
- Détecter les erreurs et améliorer la qualité du service à la clientèle.
Base juridique
Selon la nature de l'appel, le traitement pourra être fondé sur :
- La mise en œuvre de mesures précontractuelles demandées par la personne concernée.
- L'exécution d'une relation contractuelle existante.
- L'intérêt légitime de Bevallemyfriend S.L. à assister ses utilisateurs et clients et à superviser et améliorer la qualité et la sécurité de ses services d'assistance à la clientèle.
Prestataire technologique
Pour fournir son service d'assistance téléphonique par intelligence artificielle, Bevallemyfriend S.L. utilise les services technologiques de Retell AI, Inc., qui agit en qualité de sous-traitant conformément à l'accord de traitement des données correspondant.
Retell AI, Inc. peut faire appel à des sous-traitants ultérieurs pour fournir certains composants technologiques du service, sous réserve des obligations et garanties établies dans cet accord.
Conservation
Les enregistrements, transcriptions et autres informations stockées associées au service d'assistance téléphonique par intelligence artificielle seront, en règle générale, conservés pendant une durée maximale de 60 jours.
À l'issue de ce délai, ils seront supprimés conformément à la configuration et aux procédures applicables au service, sans préjudice de la possibilité de conserver certaines informations pendant une période plus longue lorsque cela est nécessaire pour respecter une obligation légale ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
Bevallemyfriend S.L. applique des mesures visant à minimiser la conservation des informations personnelles contenues dans ces conversations.
8. Transferts internationaux de données
L'utilisation de certains prestataires technologiques peut impliquer le traitement de données personnelles en dehors de l'Espace économique européen.
Lorsqu'un transfert international nécessite des garanties supplémentaires conformément au RGPD, Bevallemyfriend S.L. appliquera les mécanismes prévus par la réglementation relative à la protection des données.
En particulier, l'accord de traitement des données conclu avec Retell AI, Inc. intègre, lorsqu'elles sont applicables, les Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne pour les transferts internationaux de données à caractère personnel.
L'utilisation de services tels que WhatsApp Business peut également impliquer des transferts internationaux de données, qui seront effectués conformément aux mécanismes et garanties applicables établis par leurs prestataires respectifs et par la réglementation en vigueur.
9. Conservation : pendant combien de temps conserverons-nous vos données ?
Les données personnelles seront conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées et tant que la relation contractuelle ou de services correspondante sera maintenue.
Par la suite, elles pourront être conservées, dûment bloquées, pendant les délais de prescription légaux applicables afin de répondre à d'éventuelles responsabilités et pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
Lorsqu'un délai spécifique s'applique à un traitement déterminé, ce délai sera appliqué. En particulier, les enregistrements et transcriptions stockés relatifs à l'assistant téléphonique d'intelligence artificielle seront, en règle générale, conservés pendant une durée maximale de 60 jours, sous réserve des exceptions indiquées précédemment.
10. Sécurité : comment protégeons-nous vos données ?
Bevallemyfriend S.L. applique des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre leur destruction, perte ou altération accidentelle ou illicite, ainsi que contre tout accès, toute communication ou tout traitement non autorisé.
Ces mesures sont établies en tenant compte de l'état de l'art, de la nature des données traitées et des risques associés au traitement.
Les prestataires qui accèdent à des données personnelles pour le compte de Bevallemyfriend S.L. devront respecter les obligations correspondantes en matière de sécurité et de confidentialité.
11. Vos droits
La personne concernée peut exercer les droits suivants lorsqu'ils sont applicables :
- Accès : connaître les données personnelles que nous traitons et obtenir des informations sur leur traitement.
- Rectification : demander la correction de données inexactes.
- Effacement : demander la suppression de ses données lorsque les conditions légales sont réunies.
- Limitation du traitement : demander la limitation du traitement dans les cas prévus par la loi.
- Opposition : s'opposer à certains traitements fondés sur l'intérêt légitime.
- Portabilité : recevoir certaines données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, lorsque cela est applicable.
- Retrait du consentement : retirer à tout moment un consentement précédemment accordé, sans affecter la licéité du traitement effectué avant son retrait.
Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter gratuitement à l'adresse suivante :
Bevallemyfriend S.L.
Avd. de Europa 26, Edif. 5, 2ª (INITIA)
28224 Pozuelo de Alarcón, Madrid, Espagne
E-mail : info@bevalle.com
Bevallemyfriend S.L. pourra demander les informations strictement nécessaires pour vérifier l'identité du demandeur lorsqu'il existe des doutes raisonnables quant à son identité.
12. Vidéosurveillance
Lorsque des systèmes de vidéosurveillance sont gérés par Bevallemyfriend S.L., les images seront traitées dans le but de garantir la sécurité des personnes, des biens et des installations.
Les images seront conservées pendant une durée maximale de 30 jours, sauf lorsqu'elles doivent être conservées plus longtemps afin d'établir des faits liés à une enquête, un incident ou une procédure administrative ou judiciaire.
Les images pourront être communiquées aux Forces et Corps de sécurité, aux juridictions et tribunaux ou à d'autres autorités lorsque cela est légalement approprié.
Les personnes concernées pourront exercer les droits applicables en utilisant les coordonnées indiquées dans la présente Politique de confidentialité.
13. Droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle
Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles enfreint la réglementation relative à la protection des données, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Agence espagnole de protection des données (AEPD).
14. Mises à jour de la présente Politique de confidentialité
Bevallemyfriend S.L. pourra modifier la présente Politique de confidentialité afin de l'adapter aux évolutions législatives, jurisprudentielles ou technologiques, ou aux changements liés aux traitements de données effectués.
Lorsque les modifications seront importantes, les mesures appropriées seront prises afin d'en informer les personnes concernées.